La documentazione da produrre per il Paese estero

( ultimo aggiornamento di questa pagina: 1/06/04 )




Abbiamo raccolto in questa pagina alcune informazioni relativamente alla preparazione dei documenti da produrre per il Paese estero.



Abbiamo iniziato riportando alcune informazioni/consigli che ci sono giunti via e-mail da Guido (un visitatore di adozioni+giuste che già altre volte a fornito un suo contributo), e poi li abbiamo integrati con altri che ci sono giunti in seguito: speriamo di riceverne sempre di nuovi in futuro in modo da completare/migliorare sempre più queste informazioni. Quando avremo anche noi completato la fase di produzione dei documenti, cercheremo di riportare anche la nostra esperienza ... spero presto!

Un grosso grazie a Guido per il suo iniziale contributo, ma anche a Emanuela, Giuliano, Patrizia ed altri ancora, che mi hanno inviato precisazioni ulteriori e mi hanno consentito di inserire le informazioni qui presenti!!

Inoltre segnalo una iniziativa meritevole dell'associazione "Genitori si diventa": spesso chi si avvicina all'adozione internazionale necessita di avere sui diversi Paesi, i tempi di attesa, le procedure necessarie, gli eventuali vincoli imposti alle coppie. Informazioni che si raccolgono con grandi difficoltà. Per venire incontro a queste esigenze quella Associazione ha aperto uno sportello virtuale a cui rivolgersi: "Adottare dove. Informazioni su Paesi, tempi e procedure". Troverete lo sportello all'indirizzo: www.genitorisidiventa.it/adottare_dove.htm .

ATTENZIONE

Le informazioni riportate nel seguito devono essere da voi vagliate, in quanto potrebbero non essere completamente affidabili: derivano infatti solo da contributi di visitatori che hanno vissuto prima di voi questa "esperienza" ... e non di professionisti del settore!

Se hai commenti e/o correzioni su quanto riportato, scrivici e contribuisci anche tu a migliorare le informazioni presenti sulla base della tua personale esperienza!

 



Indice


 



La produzione dei documenti

Terminato l’iter italiano, il Paese estero richiede una serie di documenti per consentire al Tribunale competente di farsi una idea sull’affidabilità della coppia. In base alla nostra esperienza ci sembra che questa fase sia critica sia per la sua complessità materiale sia per la sua convulsità emotiva.

A noi è successo che le richieste di documenti fossero sempre piuttosto urgenti e quindi abbiamo subìto almeno tre conseguenze dannose:

Intendiamo quindi offrire spunti di rilessione, per coloro che verranno dopo di noi.

Ci pare di poter affermare che: prima ancora dell’esame oggettivo della coppia, il Tribunale straniero si ponga la questione della veridicità dei documenti prodotti.

Poiché non è possibile influire sui criteri decisionali dei Tribunali l’unica cosa che ci sembra ragionevole fare è produrre una documentazione impeccabile, ed è su questo che ci concentreremo.

Come viene verificato dal Tribunale straniero che i documenti presentati sono originali?

Tramite una catena di certificazioni che parte dall’Italia e che arriva al Paese straniero.

Prendiamo, ad esempio, il certificato di nascita. Viene emesso dall’anagrafe ed è firmato dal funzionario che lo emette. All’estero non sanno se la firma in calce è valida, per questo richiedono il timbro “apostille” alla Prefettura italiana competente. La clausola “apostille” è un visto di riconoscimento e garanzia della Prefettura o della Procura. Le Prefetture, nello specifico, hanno il catalogo delle firme degli impiegati dell’anagrafe. Questo consente loro di identificare chi ha emesso il documento e quindi di certificarne l’originalità.

Il passo successivo è l’apposizione di un timbro del Consolato straniero in Italia per l’avvenuto riconoscimento della firma della Prefettura. Analogamente a quanto avvenuto precedentemente, le Autorità Consolari del Paese estero hanno un libro con le firme dei funzionari prefettizi italiani: quindi il funzionario consolare estero potrà riconoscere e certificare (con un suo timbro e firma) il documento apostillato dalla Prefettura.

Questi a sua volta sarà riconosciuto con lo stesso mezzo dal Ministero degli Esteri del suo Paese; infine, il Ministero degli Esteri potrà far pervenire il certificato di nascita al proprio Tribunale competente.

Questo completa la catena certificatoria.

 

Quale è la parte che compete ai genitori adottivi?

Produrre i certificati richiesti e farli apostillare.

Il timbro “apostille” viene apposto in Procura o in Prefettura, a seconda di dove sono depositate le firme da verificare. In genere le firme dei giudici dei Tribunali sono depositate in Procura mentre le firme dei funzionari dell’anagrafe sono depositate in Prefettura.

Si noti bene che le legalizzazioni vanno fatte nella prefettura e nella procura della città che ha emesso il documento (es. certificato di nascita rilasciato dal comune di Milano => prefettura di Milano; decreto di idoneità rilasciato dal Tribunale di Torino => procura di Torino; casellario giudiziale rilasciato dal Tribunale di Cuneo => procura di Cuneo).

 

Ma se è tutto così semplice perché sogono spesso dei problemi?

Non so se il nostro sia stato un caso circoscritto, ma possiamo dire di aver incontrato persone eccezionalmente disponibili sul piano umano, ma di competenza specifica modesta. D’altra parte la cosa è comprensibile a causa dell’assoluta inusualità di alcune delle procedure richieste. Inoltre le firme effettivamente depositate presso la Prefettura sono poche e quindi si creano degli inutili colli di bottiglia.

Per quel che riguarda le lettere del datore di lavoro, vanno fatte firmare dal Legale Rappresentante della ditta assicurandosi che abbia la firma depositata presso la Camera di Commercio (se è Legale Rappresentante deve averla per forza!); poi si deve far autenticare per apostilla la firma del funzionario della Camera di Commercio (chiedere sempre se costui abbia la firma depositata presso la Prefettura).

La lettere di presentazione del Parroco (talvolta richieste) va fatta autenticare prima dalla Curia (dove il prete ha la firma depositata) e in seguito sempre per apostilla in Prefettura (dove il responsabile della Curia - in genere il Vescovo - ha la firma depositata).

Per le altre lettere di presentazione, cercate sempre, di farvele fare da persone che ricoprono una carica da qualche parte, questo vi faciliterà l'autentica della loro firma.

Nel caso invece che questo non vi sia possibile, fate firmare la lettera di presentazione, davanti all'Ufficiale Comunale addetto alle autentiche delle firme. Lui certificherà l'autenticità della firma della persona, e poi farete apporre l'autentica per apostilla presso la prefettura (che quindi dichiarerà l'autenticità della firma del funzionario del Comune davanti al quale il vostro referente ha firmato). Praticamente è tutta una specie di "catena". Assicuratevi SEMPRE, però, che l'ultima persona che firma prima della apostilla, abbia la firma depositata in Prefettura/Procura !!!

Proprio come ultima alternativa (non è certo sempre facile richiedere ad una persona che non abbia già la firma depositata, anche di perdere tempo ad andare all'Ufficio Comunale!), quando non fosse proprio possibile procedere come indicato in precedenza, si può provare la seguente "scappatoia", assai strana ma direttamente sperimentata da molti con esito favorevole: si porta ad autenticare all'anagrafe la fotocopia della lettera di presentazione originale, firmata dalla persona che non ha la firma depositata e quindi si fa mettere l'apostilla a quella fotocopia in cui risulta presente il timbro del funzionario dell'anagrafe che invece ha la firma depositata. Lo sappiamo che è assurdo, ma in questo modo si riesce ad avere il così sospirato timbro dell'apostilla sulla fotocopia del documento che potrà così essere consegnato ed accettato dal Paese straniero (che spesso non sembra preoccuparsi molto del fatto che l'apostilla sia stata apposta sulla fotocopia .... basta che su di esso siano stati apposti i timbri (in questo caso ben due!! ... uno che attesta che la fotocopia è conforme all'originale, firmato dal funzionario, e poi quello dell'apostilla che attesta che la firma del funzionario è autentica!!!).

Anche per le autocertificazioni, vale lo stesso discorso: la coppia deve andare dall'Ufficiale del Comune addetto alle autentiche delle firme e firmare la loro autodichiarazione davanti a lui, che certificherà l'autenticità delle vostre firme. In seguito l'apostilla della Prefettura autentificherà la firma del funzionario comunale.

La procedura di deposito della firma in Prefettura

Sebbene non ci siano (quasi) limiti per depositare la propria firma in Prefettura (anzi esiste una circolare del Ministero degli Interni italiano che obbliga moltissimi funzionari pubblici a depositare le firme), di fatto i registri sono spesso “sottili” e poco aggiornati.

Ad ogni modo chiunque abbia una ragionevole causa per desiderare il deposito della propria firma deve solo inviare una lettera su carta intestata propria (se è un professionista) o della ditta (se dipendente), con un testo del tipo “Io sottoscritto ------ deposito la mia firma e timbro per la legalizzazione di documenti da inviare all’estero”. Firma e timbro.

Questa semplice operazione consente alla Prefettura di riconoscere il soggetto e poter apporre senza difficoltà il timbro apostille.

Consigliamo di contattare in anticipo l’”Ufficio Apostille” della Prefettura per avere un referente certo e concordare con lui la procedura esatta desiderata.

 

Un esempio concreto

Mia moglie ha dovuto produrre un certificato della sua ditta relativo al suo stato di servizio e trattamento economico.

 

Soluzione consigliata dall’associazione

Farsi fare la dichiarazione, andare in Camera di Commercio e fare una visura che attesti che la ditta in oggetto esiste. Naturalmente poi questa visura deve essere apostillata.

Difficoltà: si presume che in Camera di Commercio qualcuno abbia la firma già depositata in Prefettura. Ma quale sarà il funzionario della C. Commercio con la firma depositata? Se lo trovo potrò convincerlo a fargli firmare la visura?

Altra difficoltà. Gli ospedali non sono censiti alla Camera di Commercio.

Trucchetto: fare una fotocopia della dichiarazione emessa dall’ospedale e chiedere all’anagrafe che la autentichino e poi apostillarla.

Se lo Stato estero se la beve, (perché vede dei timbri a vanvera) bene. Ma se hanno già avuto esperienza in merito, possono sollevare dubbi legittimi sulla veridicità delle affermazioni del documento, poiché la certificazione prodotta ed apostillata si riferisce solo alla conformità rispetto all’originale ma nulla dice circa la veridicità della dichiarazione in sé.

La via che abbiamo sperimentato con successo

Far depositare in Prefettura la firma al Direttore Generale dell’ospedale e poi apostillare il documento.

Antologia sulla produzione dei documenti

Regole generali.


Ecco una parte della nostra lista

Documento richiesto

Cos'è

Rilasciato da

Apostillato da

Commenti

Decreto di idoneità

Ovvio

TdM

Procura

Facile

Relazione sociale

Ovvio

TdM

Procura

Facile

Fotocopie passaporto

Ovvio

Legalizzate in comune o dal notaio

Prefettura

Non andate dal notaio che costa. L’anagrafe va benissimo.

Certificato matrimonio

Ovvio

Anagrafe

Prefettura

Facile

Certificato cumulativo

Insieme di più certificati per es. Cittadinanza residenza…

Anagrafe

Prefettura

Facile

Impegno alla stesura delle relazioni post adottive

I genitori si impegnano a mandare al Paese di origine relazioni periodiche sullo sviluppo del bimbo

Legalizzate in comune o dal notaio

Prefettura

Non andate dal notaio che costa. L’anagrafe va benissimo per legalizzare la vs dichiarazione.

Impegno alla iscrizione al consolato

Alcuni paesi richiedono che il minore abbia la doppia cittadinanza

Legalizzate in comune o dal notaio

Prefettura

Non andate dal notaio che costa. L’anagrafe va benissimo per legalizzare la vs dichiarazione.

Certificato di nascita

Ovvio

Anagrafe

Prefettura

Facile

Casellario giudiziario

Ovvio

Procura di residenza (non più quella del paese di nascita)

Procura

Facile; basta fare le code. NB su Internet si trovano anche i moduli per la richiesta quindi non c’è bisogno di andare due volte.

Atto notorio del reddito

Certificazione che il reddito familiare non è variato da quando è stata emessa la sentenza

Anagrafe

Prefettura

Facile

Attestato datore lavoro

Dichiarazione relativa al reddito funzione e anzianità di servizio (vd oltre)

Legalizzate in comune o dal notaio

Prefettura

Problematico

Atto notorio abitazione

Dichiarazione che si è conduttori di una abitazione 

Anagrafe

Prefettura

Facile

Copia dell’atto di proprietà

Se non si è proprietari basta una copia del contratto di affitto o comodato (vd oltre)

Legalizzate in comune o dal notaio

Prefettura

Problematico

Certificato medico

Sana e robusta costituzione internazionale (vd oltre)

ASL

Prefettura

Problematico



Come abbiamo gestito i casi contrassegnati con “problematico”

Attestato del datore di lavoro

Occorre distinguere il caso del lavoratore dipendente da quello del lavoratore autonomo.

Dipendente. Occorre una dichiarazione della ditta che certifichi l’anzianità di servizio il reddito, la mansione… Questa poi deve essere apostillata dalla Prefettura. Cosa non semplice poiché spesso si tratta di persone sconosciute alla Prefettura. Per noi la via migliore resta quella di chiedere per tempo al titolare della ditta di depositare la firma in Prefettura. Diversamente il problema è quello di correre avanti e indietro in Camera di Commercio.

Vedere il punto “Un esempio concreto”.

Autonomo. Ci vuole una dichiarazione firmata dal commercialista e legalizzata in anagrafe (cioè il documento deve essere firmato dal commercialista in presenza dell’ufficiale di stato civile) e poi deve essere apostillato in Prefettura. A noi è successo che in anagrafe non volevano autenticare la firma del mio commercialista che molto gentilmente si era prestato. La ragione addotta era che non si poteva autenticare la firma del commercialista su una dichiarazione relativa a redditi e secondo loro dovevo andare dal notaio. Dopo aver eseguito la sceneggiata descritta nel penultimo punto delle “regole generali” hanno ceduto.

Ad oggi consiglierei di far depositare la firma in Prefettura anche al commercialista.

Copia dell’atto di proprietà della casa

Il Catasto per noi è stato problematico perché:

Cosa consigliamo:

Rivolgersi all’Ufficio del Territorio (ex Conservatoria dei Beni Immobiliari) che rilascia un documento legalmente valido e aggiornato (pare che non prendano le evidenze dal Catasto ma seguano altre vie), firmato da un funzionario noto alla Prefettura. Con un telefonata ed una coda si risolve il problema che altrimenti è un vero ginepraio.

Certificato di sana e robusta costituzione

Il nostro paese straniero richiedeva una certificazione che eravamo più in salute dei suoi astronauti …

Il nostro medico di base ci ha rilasciato secondo le forme richieste dal paese straniero una dichiarazione di idoneità che poi abbiamo sottoposto al medico legale dell’ASL. Questi ha visto gli esami fatti recentemente e li ha ritenuti sufficienti per effettuare la sua dichiarazione.

A questo punto occorre legalizzare il documento del medico legale. In pratica abbiamo fatto dichiarare da un funzionario dell’ASL noto alla Prefettura che il medico legale era veramente iscritto all’albo dei medici e poi l’abbiamo portata alla Prefettura ad apostillare.

Il trucco qui sta nell’aver fatto gli esami prima, altrimenti tra prenotazioni e tempo di attesa potreste metterci diversi mesi.


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